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Ausschreibungen für Schulbücher

In der Regel werden im ersten Quartal eines Jahres für das folgende Schuljahr Schulbücher ausgeschrieben.

Auftragsgegenstand ist häufig die Lieferung von Schulbüchern im Rahmen der Lernmittelfreiheit bzw. die Lieferung von preisgebundenen Schulbüchern für das laufende Schuljahr. Die Ausschreibungen richten sich an Fachverlage für Schul- und Berufsschulliteratur, Schulbuchverlage, Buchhändler, Schulbuch- und Lehrmittelhändler, direkt liefernde Verlage oder Unternehmen, die Schulbücher nur im Nebengeschäft verkaufen.

Ausschreibende Stellen sind meist Kreise / Landkreise, Stadtkreise, Städte, Schulträger, Schulverbände (z.B. Zusammenschluss mehrerer Gemeinden als Schulträger) oder Schulen. Zu den Schulen zählen allgemein bildende Schulen wie Grundschulen, Gymnasien, Realschulen (z.T. auch Mittelschulen genannt), Hauptschulen, Gesamtschulen, Förderschulen / Sonderschulen, Fachoberschulen, Berufsoberschulen und Berufsschulen, Berufskollege, Schulen in freier Trägerschaft (z.B. Privatschulen) und kirchliche Schulen.

Schulträger – öffentliche oder kommunale und freie Schulträger - können selbst entscheiden, ob sie Schulbücher zentral oder dezentral beschaffen, d.h. im ersten Fall beschafft der Schulträger bei einem Auftragswert über dem gültigen Schwellenwert in einer europaweiten Ausschreibung oder national in einer öffentlichen oder beschränkten Ausschreibung. Im zweiten Fall erhalten die Schulen ein bestimmtes Budget, die so genannte Eigenbudgetierung, zur Beschaffung von Lernmitteln (Schulbücher, Arbeitshefte, etc.). In seltenen Fällen ist bei Unterschreitung eines bestimmten Auftragswerts (Wertgrenzen legen die einzelnen Bundesländer für sich fest) auch eine freihändige Vergabe möglich.

Durch das Buchpreisbindungsgesetz (BuchPrG) wird unter anderem die mindestens 18-monatige Preisbindung ab Erscheinen eines Buches gewährleistet. Bei Schulbüchern verlängert sich die Preisbindung jedoch üblicherweise. Um Schulbuchnachlässe zu erhalten, ist ein öffentlicher Auftrag erforderlich, d.h. die öffentliche Hand erwirbt Schulbücher als ihr Eigentum. Dies gilt übrigens auch für die freien Schulträger. Über die Schulbuchnachlässe hinaus sind keine weiteren Rabatte oder Preisnachlässe erlaubt. Die Auftragnehmer müssen bei ihren Angeboten beachten, dass sie keine Skonti oder Zahlungsziele einräumen dürfen. Da die Preise bei den verschiedenen Anbietern aufgrund der Preisbindung nicht sehr stark variieren, haben die Vergabestellen ein besonderes Augenmerk auf zusätzliche kostenfreie Beratungs- und Serviceleistungen. Die Besonderheit hierbei ist, dass die ausschreibenden Stellen kostenfreie Zusatzleistungen nur dann beanspruchen dürfen, wenn diese „handelsüblich“ sind. Hierzu gehören beispielsweise die Lieferung der Bücher an den jeweiligen Bestimmungsort, die kostenfreie Lieferung der Schulbücher, die Abwicklung von Nachbestellungen innerhalb des kompletten Schuljahres oder die Zusage bestimmter Lieferfristen. „Nicht handelsüblich“ wäre beispielsweise die kostenfreie Ausführung von Inventarisierungsarbeiten. Zur Abgrenzung von handelsüblichen und nicht handelsüblichen Nebenleistungen existieren umfassende Rechtsvorschriften, die die einzelnen Leistungen bewerten.

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