• Nachschlagen: Fachbegriffe des Vergaberechts
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Dokumentation

Der öffentliche Auftraggeber muss das Vergabeverfahren von Beginn an fortlaufend in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs dokumentieren, soweit dies für die Begründung von Entscheidungen auf jeder Stufe des Vergabeverfahrens erforderlich ist. Dazu gehört z.B. die Dokumentation der Kommunikation mit Unternehmen und interner Beratungen, der Vorbereitung der Auftragsbekanntmachung und der Vergabeunterlagen, der Öffnung der Angebote, Teilnahmeanträge und Interessensbestätigungen, der Verhandlungen und der Dialoge mit den teilnehmenden Unternehmen sowie der Gründe für Auswahlentscheidungen und den Zuschlag (§ 8 Abs. 1 VgV).

Daneben hat der öffentliche Auftraggeber einen Vergabevermerk anzufertigen.

Die Dokumentationspflicht ist durch den Transparenzgrundsatz (§ 97 Abs. 1 GWB) geboten. Sie hat jedoch für den öffentlichen Auftraggeber auch interne Zwecke. Dadurch wird eine interne Kontrolle ermöglicht, ob die vorgesehenen Prozesse, Abstimmungen und Erwägungen eingehalten wurden. Auch für Prüfungen durch Rechnungshöfe und auch durch Zuwendungsgeber ist eine umfassende Dokumentation unerlässlich.

Für Bieter ist die Einsicht in die Dokumentation des Auftraggebers das wichtigste Ziel der Akteneinsicht nach § 165 GWB.


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