Bei komplexen Vergabe- oder Beschaffungsprojekten kann die Anwendung von anerkannten Methoden des Projektmanagements hilfreich sein. Zum Vergabemanagement gehören unter anderem:
- Zeit-, Budget- und Personalplanung und –überwachung
- Risikomanagement, Moderation, Mediation aber auch Eskalation
- umfassende Projekt- und Beschaffungsdokumentation
- Koordination der verschiedenen Projektbeteiligten
- Überwachung der Erfüllung von entsprechenden Aufgaben
- Definition und Überwachung von Meilensteinen und Zeitplänen
- allumfassende und revisionssichere Erstellung von notwendigen Vergabeunterlagen und Anlagen
- rechtzeitige Bekanntmachung der Beschaffung und Durchführung des eigentlichen Vergabeverfahrens
- revisionssichere Prüfung und Bewertung der eingegangenen Angebote
- Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots
- permanente Beachtung der Bieterrechte
Regelmäßig wird der Auftraggeber das Vergabemanagement selbst durchführen. Für komplexe Vergabe- oder Beschaffungsprojekte bieten auch externe Berater ein Vergabemanagement an.