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Vergaben archivieren

Kopie der Vergabe herunterladen, Original in der eVergabe löschen

Die Funktion "Vergaben archivieren"

Auf vielfachen Wunsch werden Vergaben künftig nicht mehr automatisch jährlich gelöscht. Mit der neuen Funktion „Vergaben archivieren“ können Sie nun selbst entscheiden, wie lange Vergaben in Ihrer eVergabe-Software vorgehalten werden sollen. 

Durch das längere Vorhalten stehen Ihnen Vergaben länger für Statistiken, Nachtragsvergaben oder einfach nur zur Ansicht zur Verfügung. Zudem können Sie mit der Funktion „Vergaben archivieren“ auch Vergaben herunterladen und an Ihr Archivierungstool übergeben, bevor Sie diese in Ihrer eVergabe-Software löschen.

Das längere Vorhalten ersetzt jedoch nicht Ihre gesetzliche Archivierungspflicht.

Neuer Stichtag für die Abrechnung: 31.03.2024

Leitfaden zur Funktion „Vergaben archivieren“ (V. 03/2024)

 

FAQs

Je Mandant wird ein bestehender Nutzer bestimmt. Hierzu wurde der Hauptansprechpartner Ihrer Organisation angeschrieben. Aufgrund der besonderen Verantwortung für den Löschprozess ist nur ein Nutzer vorgesehen, keine Vertretung.
 

Die Aufbewahrung einer Vergabe verursacht im Jahr des Anlegens und im Folgejahr keine Zusatzkosten.

Danach wird jährlich, unabhängig vom Stand des Vergabeverfahrens, der Speicherverbrauch der nicht gelöschten Vergaben (sog. Altvergaben) berechnet. Hierbei kommt es nicht darauf an, ob die Vergabe abgeschlossen oder noch nicht abgeschlossen ist.

Eine Übersicht der Vergaben eines Jahres erhalten Sie:

  • wenn Sie im Vergabemanager "Datei->Vergabe->Öffnen" klicken
  • dafür sorgen, dass alle Häkchen außer "Nur vom Benutzer angelegt" angeklickt sind 
  • und nach z. B. "-YYYY-" suchen 

Um ungewollte Kosten zu vermeiden sollten Sie dafür Sorge tragen, dass die Altvergaben von Ihnen rechtzeitig gelöscht werden.

Aufgrund der Neu-Einführung der Funktion, berechnen wir Ihnen in diesem Jahr die Speicherkapazität Ihrer Altvergaben noch nicht. So haben Sie genügend Zeit alles zu klären, Altvergaben auf Ihre Server herunterzuladen und in der eVergabe-Software zu löschen. 
 

Wenn Sie von der längeren Aufbewahrung in der eVergabe-Software Gebrauch machen möchten (also nicht alle Vergaben löschen, die nach dem Jahreswechsel als Altvergaben gelten), erhalten Sie die erste Rechnung hierzu im Januar 2024 mit dem Leistungszeitraum 01.01.2024 – 31.12.2024.

Sie haben bis einschließlich 31.03.2024 Zeit, Ihre Altvergaben zu löschen.
 

Nein. Bitte beachten Sie, dass einmal gelöschte Vergaben nicht wiederhergestellt werden können.
 

Zur Sicherheit werden nur abgeschlossene Vergaben im Bereich „Vergaben archivieren“ angezeigt. Vergaben, die noch nicht abgeschlossen sind, können daher erst gelöscht werden, wenn sie abgeschlossen wurden oder der Workflow durch einen Vergabeabbruch oder eine Aufhebung zu Ende geführt wurde.