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Dokumentationspflicht

Öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet, während des gesamten Vergabeverfah-rens das Verfahren mit allen wesentlichen Entscheidungen zu dokumentieren und anschließend den sog. Vergabevermerk zu verfassen (§ 8 VgV, § 20 VOB/A).

Dokumentation

Der öffentliche Auftraggeber dokumentiert das Vergabeverfahren von Beginn an fortlaufend in Textform nach § 126b des BGB, soweit dies für die Begründung von Entscheidungen auf jeder Stufe des Vergabeverfahrens erforderlich ist. Dazu ge-hört z.B. die Dokumentation der Kommunikation mit Unternehmen und interner Be-ratungen, der Vorbereitung der Auftragsbekanntmachung und der Vergabeunterla-gen, der Öffnung der Angebote, Teilnahmeanträge und Interessensbestätigungen, der Verhandlungen und der Dialoge mit den teilnehmenden Unternehmen, sowie der Gründe für Auswahlentscheidungen und den Zuschlag (§ 8 Abs. 1 VgV).

Vergabevermerk

Der öffentliche Auftraggeber fertigt über jedes Vergabeverfahren einen Vermerk in Textform nach § 126b des BGB an. Dieser Vergabevermerk umfasst mindestens folgendes:

  • den Namen und die Anschrift des öffentlichen Auftraggebers sowie Gegenstand und Wert des Auftrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems,
  • die Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Auswahl,
  • die nicht berücksichtigten Angebote und Teilnahmeanträge sowie die Namen der nichtberücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für deren Nichtberücksichtigung, 
  • die Gründe für die Ablehnung von Angeboten, die für ungewöhnlich niedrig befunden wurden,
  • den Namen des erfolgreichen Bieters und die Gründe für die Auswahl seines An-gebots sowie, falls bekannt, den Anteil am Auftrag oder an der Rahmenvereinbarung, den der Zuschlagsempfänger an Dritte weiterzugeben beabsichtigt und gege-benenfalls, soweit zu jenem Zeitpunkt bekannt, die Namen unter Auftragnehmer des Hauptauftragnehmers,
  • bei Verhandlungsverfahren und wettbewerblichen Dialogen die in § 14 Abs. 3 VgV genannten Umstände, die die Anwendung dieser Verfahren rechtfertigen, 
  • bei Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb die in § 14 Abs. 4 VgV genannten Umstände, die die Anwendung dieses Verfahrens rechtferti-gen, 
  • gegebenenfalls die Gründe, aus denen der öffentliche Auftraggeber auf die Vergabe eines Auftrags, den Abschluss einer Rahmenvereinbarung oder die Einrichtung eines dynamischen Beschaffungssystems verzichtet hat,
  • gegebenenfalls die Gründe, aus denen andere als elektronische Mittel für die Ein-reichung der Angebote verwendet wurden,
  • gegebenenfalls Angaben zu aufgedeckten Interessenkonflikten und getroffenen Abhilfemaßnahmen, 
  • gegebenenfalls die Gründe, aufgrund deren mehrere Teil- oder Fachlose zusammen vergeben wurden und
  • gegebenenfalls die Gründe für die Nichtangabe der Gewichtung von Zuschlagskriterien.

Aufbewahrung

Die Dokumentation, der Vergabevermerk sowie die Angebote, die Teilnahmeanträ-ge, die Interessensbekundungen, die Interessensbestätigungen und ihre Anlagen sind bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags oder der Rahmenvereinbarung aufzu-bewahren, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags. Gleiches gilt für Kopien aller abgeschlossenen Verträge, die mindestens den folgenden Auf-tragswert haben:

  • eine Million Euro im Falle von Liefer- oder Dienstleistungsaufträgen,
  • zehn Millionen Euro im Falle von Bauaufträgen.
     

Ausschreibungen und eVergabe
beim Deutschen Ausschreibungsblatt

Seit 1954 wird das Deutsche Ausschreibungsblatt von öffentlichen, gewerblichen und privaten Auftraggebern als Medium zur bundesweiten Bekanntmachung von Ausschreibungen genutzt. Ob Print oder Online - wir veröffentlichen aktuelle Aufträge für Bau-, Liefer- und Dienstleistungsausschreibungen.

Neben Bundes-, Landes-, Kreis- und Kommunalbehörden informieren Flughäfen, Krankenhäuser, Forschungseinrichtungen sowie weitere Institutionen im Deutschen Ausschreibungsblatt – vormals Bundesausschreibungsblatt – über ihre Ausschreibungen oder Verkaufs- und Verpachtungsangebote. Es werden nationale sowie europaweite Ausschreibungen bekannt gegeben.

Neben der zentralen Bekanntmachungsplattform stellt das Deutsche Ausschreibungsblatt auch die eVergabe bereit. Unter Angabe der Vergabenummer können Sie hier auch direkt Ihre Vergabeunterlagen herunterladen

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