Bevor ein Vergabeverfahren eingeleitet wird, muss der öffentliche Auftraggeber den Wert der ausgeschriebenen Leistung ermitteln.
Eine ordnungsgemäße Kostenschätzung dient zum einen dazu festzustellen, ob die finanziellen Mittel für einen geplanten Auftrag zur Verfügung stehen. Zum anderen kann erst mit Hilfe der geschätzten Kosten die richtige Vergabeart festgelegt werden, also die Entscheidung über die Durchführung einer nationalen Ausschreibung (Unterschwellenbereich) oder einer europaweiten Ausschreibung (Oberschwellenbereich) fallen. Maßgeblicher Zeitpunkt für die Schätzung des Auftragswerts ist der Tag, an dem die Auftragsbekanntmachung abgesendet wird oder das Vergabeverfahren auf sonstige Weise eingeleitet wird (§ 3 Abs. 3 VgV).
Bei der Schätzung des Auftragswerts ist vom voraussichtlichen Gesamtwert der vorgesehen Leistung ohne Umsatzsteuer auszugehen. Zudem sind etwaige Optionen oder Vertragsverlängerungen zu berücksichtigen. Sieht der öffentliche Auftraggeber Prämien oder Zahlungen an den Bewerber oder Bieter vor, sind auch diese zu berücksichtigen (§ 3 Abs. 1 VgV).
Die Wahl der Methode zur Berechnung des geschätzten Auftragswerts darf nicht in der Absicht erfolgen, die Anwendung der Bestimmungen des Teils 4 des GWB oder der VgV zu umgehen. Eine Auftragsvergabe darf nicht so unterteilt werden, dass sie nicht in den Anwendungsbereich der Bestimmungen des GWB oder der VgV fällt, es sei denn, es liegen objektive Gründe dafür vor, etwa wenn eine eigenständige Organisationseinheit selbständig für ihre Auftragsvergabe oder bestimmte Kategorien der Auftragsvergabe zuständig ist (§ 3 Abs. 2 VgV).
Die Kostenschätzung ist eine Prognose, zu welchem Preis die zu beschaffende Leistung, wie sie in den Vergabeunterlagen festgelegt wird, voraussichtlich unter Wettbewerbsbedingungen beschafft werden kann. Anhaltspunkte dafür können frühere eigenen Ausschreibungen sein, bzw. Auskünfte von anderen Auftraggebern, die bereits eine vergleichbare Leistung eingekauft haben. Schätzungsgrundlage können auch eine anonyme Markterkundung über das Internet sein oder Anfragen bei Großhändlern.