Praxisnahe Informationen zu Ausschreibungen und eVergabe
Die 7 häufigsten Fehler bei der Angebotserstellung
Wie vermeide ich Fehler bei der elektronischen Angebotserstellung?
Öffentliche Ausschreibungen sind für viele Unternehmen eine zusätzliche Möglichkeit, neue Aufträge zu generieren. Als die Wirtschaft in der Pandemie im privaten Sektor stagnierte, waren öffentliche Aufträge für viele sprichwörtlich ein Rettungsanker. Und obwohl die Angebotsabgabe mittlerweile vereinfacht auf digitalem Wege erfolgt, stehen viele beim ersten Mal vor einer Herausforderung.
Was muss ich bei der Erstellung von elektronischen Angeboten beachten?
Um Ihnen den Start in die Welt der öffentlichen Ausschreibungen zu erleichtern, zeigen wir Ihnen die häufigsten Fehler bei der Angebotserstellung. Ärgerlich sind nicht nur Ausschlüsse von Verfahren wegen formeller Fehler – die Angebotsbearbeitung selbst hat Sie vorab schon viel Zeit und Ressourcen gekostet.
1. Angebotsfrist beachten
Bei öffentlichen Verfahren wird eine Angebotsfrist vom Auftraggeber (Vergabestelle) festgesetzt. Diese ist strikt zu beachten. Maßgeblich ist der Zeitpunkt des Angebotseingangs beim Auftraggeber. Nach der Frist eingereichte Angebote werden nicht mehr gewertet. Sollten Sie nachträglich noch Korrekturen oder Änderungen vornehmen müssen, so sind diese nur bis zum Ablauf der Angebotsfrist zulässig.
2. Angebotsunterlagen
Achten Sie darauf, dass Sie alle vom Auftraggeber geforderten Unterlagen/Formulare zurücksenden. Die Vergabeunterlagen dürfen nicht geändert oder ergänzt werden. Sie dürfen auch keine eigenen AGB’s, Liefer- und Zahlungsbedingungen oder andere vertragliche Bedingungen hinzufügen.
Generell sollten Sie keine nicht geforderten Unterlagen anhängen, denn auch das könnte ein Ausschlussgrund sein. Richten Sie sich immer nach den Vorgaben des Auftraggebers.
3. Unterzeichnung
Es wird nur eine Unterzeichnung von einer vertretungsberechtigten Person an gekennzeichneter Stelle zugelassen. Im Falle einer elektronischen Angebotsabgabe erfolgt die Signatur in Textform oder mit einer fortgeschrittenen bzw. qualifizierten Signatur. Welche Signaturen zugelassen sind, gibt der Auftraggeber in der Ausschreibung vor. Bei öffentlichen Ausschreibungen finden Sie den Hinweis darauf in der Bekanntmachung und bei beschränkten Ausschreibungen in den Vergabeunterlagen, z. B. in der Aufforderung zur Angebotsabgabe. Sind mehrere Signaturen erlaubt, können Sie frei wählen. Der Regelfall ist mittlerweile die Signatur in Textform.
4. Vier-Augen-Prinzip
Oft werden Angebote noch in letzter Minute abgegeben - das ist die größte Fehlerquelle. Auf die Schnelle ausgefüllte und nicht geprüfte Formulare sind nicht selten Gründe für einen Ausschluss aus dem Verfahren. Denn auch Fehler und Unstimmigkeiten in Preisangaben, nicht aktuelle Zertifikate oder auch einfach nur aus Versehen getätigte falsche Angaben können Sie aus dem Rennen um einen lukrativen Auftrag werfen.
Wir empfehlen deshalb, sich genug Zeit für die Erstellung eines Angebotes zu nehmen und noch mindestens eine zweite Person die Unterlagen überprüfen zu lassen.
5. Eignungsnachweise
Öffentliche Aufträge werden nur an fachkundige und geeignete Firmen vergeben. Durch die Forderung nach einem Eignungsnachweis sieht der Auftraggeber, ob das Unternehmen den Auftrag fach- und fristgerecht ausführen kann und dafür nachweislich das notwendige Personal hat. Auch für eventuell teilnehmende Subunternehmer werden Nachweise gefordert (Verpflichtungserklärungen, Eignungsnachweise).
6. Kalkulation der Angebotspreise
Hier ist größte Sorgfalt geboten. Ein Angebot muss auf seine fachliche und rechnerische Richtigkeit geprüft und Angebotspreise ausreichend kalkuliert werden. Denn das Unternehmen ist an sein Angebot gebunden, selbst wenn es durch einen Schreibfehler zu einem viel zu niedrigen Preis geboten hat. Es ist rechtlich festgelegt, dass ein Auftraggeber keinen Zuschlag auf ein Angebot mit einem unangemessen niedrigen Preis erteilen darf. Doch liegt es auch im Ermessen des Auftraggebers, den Zuschlag zu erteilen, wenn das Unternehmen ihn davon überzeugt, dass es die Leistung trotz der niedrigen Kosten durchführen kann.
7. Kopie für die eigenen Unterlagen
Sie sollten sich immer eine Kopie Ihres Angebotes für die eigenen Unterlagen anlegen. Bei einem elektronisch erstellten Angebot könnten Sie zusätzlich eine Kopie auf einem separaten Medium abspeichern.
Sie haben noch weitere Fragen zum Thema Ausschreibungen und Angebotsabgabe? Ausführliche Informationen zu verschiedenen Themen finden Sie auch in unserem umfangreichen Glossar.
Und falls Sie sich fragen, ob Sie auch aus dem Homeoffice elektronische Angebote abgeben können, empfehlen wir Ihnen Aufträge finden im Homeoffice.
