Die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen wirkt auf viele Unternehmen zunächst komplex, doch mit ein paar Eingangsinformationen und den richtigen Werkzeugen gelingt der Einstieg leicht – und kann sich wirtschaftlich sehr wohl auszahlen.

Jährlich vergeben Bund, Länder und Kommunen Aufträge in Milliardenhöhe. Dabei sind nicht nur Großunternehmen gefragt: Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) haben exzellente Chancen, zum Zuge zu kommen – vorausgesetzt, sie wissen, wie der Prozess funktioniert.

Das Deutsche Ausschreibungsblatt begleitet Unternehmen seit 1954 durch die Welt der öffentlichen Vergaben. Mit unserer Plattform finden Sie täglich passende Ausschreibungen, erhalten automatische Benachrichtigungen und profitieren von intelligenten Tools zur Angebotsorganisation. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen die Grundlagen für eine erfolgreiche Teilnahme – Schritt für Schritt.

Was ist eine Ausschreibung?

Eine Ausschreibung ist ein formeller Prozess, bei dem öffentliche oder private Auftraggeber Angebote für eine definierte Leistung oder ein Produkt einholen. Ziel ist es, den wirtschaftlichsten Anbieter zu ermitteln – auf Basis von Preis, Qualität, Leistung und weiteren Kriterien.

Ausschreibungen gliedern sich in folgende Typen:

• Offene Verfahren / Öffentliche Ausschreibungen
  Werden mit einer Bekanntmachung veröffentlicht – jedes interessierte Unternehmen kann ein Angebot abgeben.
• Verfahren mit Teilnahmewettbewerb
  Zunächst wird öffentlich in einer Bekanntmachung zur Teilnahme aufgefordert. Der Auftraggeber wählt dann geeignete Bewerber aus, die ein Angebot abgeben dürfen.
• Direkt adressierte Verfahren (z. B. beschränkt, freihändig, nichtoffen)
  Der Auftraggeber spricht gezielt eine begrenzte Zahl an Unternehmen an – diese erhalten exklusiv die Aufforderung zur Angebotsabgabe.
  
  Bekanntmachungen zu Teilnahmewettbewerben und öffentliche Ausschreibungen bzw. offene Verfahren finden Sie – passend für Ihr Unternehmen – in unserer Recherchedatenbank. 

Die Bestandteile einer Ausschreibung

Eine Ausschreibung besteht aus mehreren wichtigen Teilen, die Sie verstehen sollten, um ein vollständiges und korrektes Angebot einzureichen.
 

Fristen & Zeitmanagement

Die Einhaltung von Fristen ist entscheidend. Verspätungen oder Unvollständigkeiten können zum Ausschluss führen.

Typische Fristen:

• Abgabefrist: Spätester Zeitpunkt für die Einreichung
• Bindefrist: Zeitraum, in dem Sie an Ihr Angebot gebunden sind
• Frist für Bieterfragen: Letzter Termin für Rückfragen an den Auftraggeber

Hinweis: Planen Sie etwas Luft vor dem Abgabetermin ein, um ohne Stress alles noch einmal prüfen zu können.

Formale Anforderungen & Dokumente

Die formale Korrektheit Ihres Angebots ist ein Muss. Auftraggeber prüfen sehr genau, ob alle geforderten Angaben korrekt vorliegen.

Oft gefordert sind:

• Unternehmensprofil oder Referenzen
• Nachweise zur Eignung (z. B. Gewerbeanmeldung, Bonität, Zertifikate)
• Preisblatt mit detaillierter Kalkulation
• Eigenerklärungen zur Zuverlässigkeit, Steuerehrlichkeit etc.

Was genau in der jeweiligen Ausschreibung gefordert ist, steht in der Regel im Dokument "Aufforderung zur Angebotsabgabe".

Tipp: Nutzen Sie Checklisten und Vorlagen. Das Deutsche Ausschreibungsblatt bietet Ihnen praktische Tools zur Angebotsorganisation.
 

Preisgestaltung & Kalkulation

Der Preis ist zwar nicht immer das einzige Zuschlagskriterium – aber fast immer ein entscheidendes.

Kalkulationstipps:

• Realistische Einschätzung von Aufwand und Materialkosten
• Interne Stundensätze transparent einplanen
• Puffer für Risiken einkalkulieren
• Konkurrenzanalyse: Wie positioniert sich Ihr Angebot im Markt?

Achtung bei der Preisgestaltung!
Angebote mit unrealistisch niedrigen Preisen wirken schnell unseriös – und können sogar vom Verfahren ausgeschlossen werden. Umgekehrt haben überhöhte Angebote kaum Chancen, den Zuschlag zu erhalten. Ziel ist ein nachvollziehbarer, marktkonformer Preis.

Zuschlagskriterien verstehen

Nicht immer gewinnt der günstigste Anbieter. Öffentliche Auftraggeber bewerten oft auch nach diesen Punkten oder Gewichtung.

Beispiele für Zuschlagskriterien neben dem Preis:

• Qualität der Leistung (z. B. Erfahrung, Methodik)
• Nachhaltigkeit
• Lieferzeit, Innovationsgrad

Tipp: Lesen Sie genau, wie die Kriterien gewichtet sind. Stimmen Sie Ihr Angebot gezielt darauf ab und behalten Sie Ihre Wettbewerber im Blick.

Angebotsstrategie für Einsteiger

Mit der richtigen Strategie wird die Ausschreibungsteilnahme zum Erfolgsfaktor.

Unsere Empfehlungen:

• Wählen Sie gezielt Ausschreibungen, die zu Ihrem Portfolio passen
• Erstellen Sie eine Angebotsmappe zur Wiederverwendung
• Nutzen Sie unsere Schulungen und die Managementfunktionen des Auftragsportals, um den Ausschreibungsprozess erfolgreich zu durchlaufen
• Lernen Sie aus Absagen: Feedback einholen und Prozesse verbessern

Je mehr Erfahrung Sie sammeln, desto souveräner werden Sie.

Ausschreibungen als Wachstumsmotor

Der Einstieg in öffentliche Ausschreibungen erfordert etwas Vorbereitung – aber kein Spezialwissen. Mit einer klaren Struktur, den richtigen Unterlagen und der Unterstützung einer komfortablen Plattform wie dem Deutschen Ausschreibungsblatt stehen die Chancen auf Erfolg ausgezeichnet.

Unser Vorschlag: Nutzen Sie das Deutsche Ausschreibungsblatt, legen Sie ein Suchprofil an und erhalten Sie aktuelle, passende Ausschreibungen bequem per E-Mail. Sammeln Sie erste Erfahrungen. Bereits wenige erfolgreiche Angebote können Ihr Unternehmen strategisch weiterbringen.  

Öffentliche Aufträge sind keine Bürokratiefalle – sie sind eine Chance. Nutzen Sie sie.

Exkurs: Rechtliche Grundlagen öffentlicher Vergaben

• GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen): Übergeordnete gesetzliche Grundlage für faire, transparente Vergaben
• VgV (Vergabeverordnung): Regelt Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte
• UVgO (Unterschwellenvergabeordnung): Für nationale Vergaben unterhalb der EU-Grenzen
• VOB/A (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen): Spezielle Regeln für die Vergabe von Bauaufträgen

Hinweis: Sie müssen kein Jurist sein. Aber ein grobes Verständnis dieser Vorschriften hilft, souverän durch den Vergabeprozess zu navigieren.

Nützliche Links & Ressourcen