Digitale Angebotsabgabe

Die digitale Angebotsabgabe bezeichnet die elektronische Übermittlung eines Angebots an eine Vergabestelle. Unternehmen reichen ihre Angebote dabei über den vorgesehenen elektronischen Übermittlungsweg innerhalb der festgelegten Angebotsfrist ein.

In vielen Vergabeverfahren erfolgt die Signatur in Textform. Eine handschriftliche Unterschrift oder qualifizierte elektronische Signatur ist dann grundsätzlich nicht erforderlich. Entscheidend ist jedoch immer, welche Form und welcher Übermittlungsweg in den Vergabeunterlagen vorgegeben sind.

Was ist die digitale Angebotsabgabe?

Bei der digitalen Angebotsabgabe werden Angebote nicht in Papierform, sondern elektronisch übermittelt. Dazu stellt das Unternehmen die geforderten Unterlagen zusammen und überträgt sie über das von der Vergabestelle vorgegebene elektronische Vergabesystem.

 Die elektronische Kommunikation hat die klassische Angebotsabgabe auf Papier in weiten Teilen des öffentlichen Vergabewesens abgelöst. Sie ermöglicht eine schnellere Abwicklung und gewährleistet zugleich, dass Angebote geschützt übermittelt und erst entsprechend den Vorgaben des Vergabeverfahrens zugänglich gemacht werden.

Wie funktioniert die Angebotsabgabe in Textform?

Für elektronische Angebote genügt häufig die Textform nach § 126b BGB. Bei Vergaben nach der VgVist sie grundsätzlich für elektronisch übermittelte Angebote vorgesehen. Auch bei Vergaben nach der UVgO ist die elektronische Übermittlung in Textform grundsätzlich vorgesehen. Dabei sind die dort geregelten Ausnahmen sowie die jeweiligen landesrechtlichen Einführungsvorschriften zu beachten. 

Textform bedeutet, dass grundsätzlich keine eigenhändige Unterschrift erforderlich ist. Auch eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht notwendig, sofern die Vergabestelle keine höheren Sicherheitsanforderungen festgelegt hat.

 Die Person, die die Erklärung abgibt, muss jedoch erkennbar sein. Unternehmen sollten deshalb darauf achten, die in den Vergabeunterlagen verlangten Angaben zur handelnden Person vollständig einzutragen.

Ist bei der digitalen Angebotsabgabe eine Unterschrift erforderlich?

Bei einer ausdrücklich zugelassenen Angebotsabgabe in Textform ist grundsätzlich keine handschriftliche Unterschrift erforderlich. Das gilt auch dann, wenn verwendete Formblätter noch ein klassisches Unterschriftsfeld enthalten.

Unternehmen sollten jedoch immer die konkreten Vorgaben der jeweiligen Ausschreibung beachten. Die Vergabestelle legt fest, in welcher Form und über welchen Weg das Angebot einzureichen ist. Werden besondere Anforderungen an die elektronische Übermittlung gestellt, müssen diese eingehalten werden.

Wann ist eine elektronische Signatur erforderlich?

Eine elektronische Signatur ist bei der digitalen Angebotsabgabe nicht automatisch erforderlich. Bei erhöhten Sicherheitsanforderungen kann die Vergabestelle jedoch eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur beziehungsweise ein entsprechendes elektronisches Siegel verlangen.

Welche Anforderungen gelten, muss aus den Vergabeunterlagen hervorgehen. Unternehmen sollten die dort festgelegte Form deshalb frühzeitig prüfen und nicht erst unmittelbar vor Ablauf der Angebotsfrist.

Eine eingescannte handschriftliche Unterschrift ist dabei nicht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gleichzusetzen. Für eine qualifizierte elektronische Signatur gelten besondere technische und rechtliche Anforderungen.

Wie wird ein digitales Angebot sicher übermittelt?

Elektronische Angebote werden über den von der Vergabestelle vorgegebenen Übermittlungsweg eingereicht. Das dafür vorgesehene Vergabesystem muss die Vertraulichkeit und Integrität der Angebotsdaten gewährleisten und verhindern, dass vor Ablauf der Angebotsfrist auf die eingereichten Angebote zugegriffen werden kann.

Unternehmen laden die geforderten Dokumente und Formblätter in den vorgesehenen Bereichen hoch und schließen anschließend die Angebotsabgabe innerhalb der Angebotsfrist ab.

Wichtig ist, den gesamten Übermittlungsvorgang rechtzeitig zu beginnen. Große Dateien, technische Probleme oder fehlende Unterlagen können kurz vor Fristablauf zu Schwierigkeiten führen. Entscheidend ist die fristgerechte Einreichung entsprechend den Vorgaben des jeweiligen Vergabeverfahrens – nicht der Zeitpunkt, zu dem mit dem Upload begonnen wurde.

Welche Unterlagen müssen digital eingereicht werden?

Welche Dokumente Bestandteil des Angebots sein müssen, ergeben sich aus den jeweiligen Vergabeunterlagen. Dazu können beispielsweise ausgefüllte Formblätter, Leistungsverzeichnisse, Preisangaben, Eigenerklärungen, Eignungsnachweise oder weitere vom Auftraggeber geforderte Dokumente gehören.

Unternehmen sollten vor der Abgabe kontrollieren, ob sämtliche geforderten Unterlagen vollständig ausgefüllt und im verlangten Dateiformat vorhanden sind. Dabei sollten ausschließlich die in den Vergabeunterlagen vorgegebenen oder von der Vergabeplattform unterstützten Dateiformate verwendet werden.

Welche Fehler sollten Unternehmen bei der digitalen Angebotsabgabe vermeiden?

Formale oder technische Fehler können dazu führen, dass ein Angebot nicht berücksichtigt werden kann. Deshalb sollten Unternehmen insbesondere auf Vollständigkeit, die vorgeschriebene Form und die fristgerechte Übermittlung achten.

Formblätter müssen vollständig ausgefüllt, geforderte Nachweise beigefügt und Dateien korrekt hochgeladen werden. Ebenso sollte geprüft werden, ob besondere Signaturanforderungen bestehen.

Bei Unternehmensgemeinschaften oder anderen Vertretungskonstellationen ist zusätzlich darauf zu achten, dass die erforderlichen Angaben zu den beteiligten Unternehmen und zur Vertretungsbefugnis entsprechend den Vergabeunterlagen vorliegen.

Da die nachträgliche Korrektur oder Ergänzung eines Angebots nur eingeschränkt möglich ist, empfiehlt sich eine abschließende Kontrolle vor der Übermittlung. Auch die erfolgreiche Abgabe über die Vergabeplattform sollte anschließend überprüft werden.

Welche Vorteile bietet die digitale Angebotsabgabe?

Die digitale Angebotsabgabe reduziert den administrativen Aufwand und ermöglicht Unternehmen, Angebote ortsunabhängig und ohne postalischen Versand einzureichen. Gleichzeitig werden Übermittlungswege standardisiert und einzelne Verfahrensschritte besser nachvollziehbar.

Elektronische Vergabesysteme tragen außerdem dazu bei, die Vertraulichkeit und Integrität der Angebote zu gewährleisten. Für Unternehmen bedeutet die Digitalisierung damit vor allem schnellere Prozesse und eine effizientere Bearbeitung öffentlicher Ausschreibungen.

Wie unterstützt das Deutsche Ausschreibungsblatt bei der digitalen Angebotsabgabe?

Das Deutsche Ausschreibungsblatt unterstützt Unternehmen von der Suche nach passenden öffentlichen Aufträgen bis zur Bearbeitung der Vergabeunterlagen. Such- und Filterfunktionen sowie individuelle Suchprofile erleichtern es, relevante Ausschreibungen zu identifizieren und laufende Vergabeverfahren im Blick zu behalten.

Zusätzlich unterstützt der KI-Chat bei der Analyse von Vergabeunterlagen. Unternehmen können beispielsweise gezielt nach Angebotsfristen, einzureichenden Unterlagen, Formvorgaben oder Signaturanforderungen fragen. Dadurch lassen sich wichtige Anforderungen an die digitale Angebotsabgabe schneller erkennen und formale Vorgaben frühzeitig berücksichtigen.

FAQs Digitale Angebotsabgabe