Leitfaden für nichtförmliche Verfahren

Die Anlage des nichtförmlichen Verfahrens erfolgt über

• Datei → Neu → Vergabe

Es stehen Ihnen separate Verfahrensvorlagen für Bau- sowie Liefer-/Dienstleistungen zur Verfügung. Achten Sie zwingend auf die korrekte Wahl der Verfahrensvorlage.

Wählen Sie die gewünschte Verfahrensvorlage aus. Folgende Verfahrensarten sind möglich:

• Direktvergabe öffentlich und mit Einladung
• Direktvergabe mit Einladung
• Direktvergabe öffentlich
• Öffentliche Ausschreibung
• Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb
• Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb
• Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb
• Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb

Sofern Sie eine Verfahrensart ausgewählt haben, die eine direkte Einladung von Firmen beinhaltet, müssen Sie in diesem Formular die einzuladenden Firmen tabellarisch erfassen. Dabei sind die folgenden Angaben ausreichend:

• Firmenname
• E-Mail Adresse, an die die Einladung / Aufforderung versendet wird
• Begründung, warum Firma ausgewählt wurde (Kein Pflichtfeld)

Die Firma muss nicht separat in den Firmenstammdaten / Firmenmanager angelegt sein. Das Versenden eines Einladungscodes im Vorfeld ist bei diesem Prozess nicht mehr erforderlich.

Sofern Sie ein externes Leistungsverzeichnis gewählt haben, erfassen Sie dessen Stammdaten bzw. die losweisen Zuschlagskriterien.

Sofern Sie das interne Leistungsverzeichnis (Nur bei Liefer-/Dienstleistungen verfügbar) gewählt haben, erfassen Sie an dieser Stelle alle Daten über die Oberfläche des Leistungsverzeichnis-Assistenten.

Innerhalb der Kostenermittlung und Sicherstellung der Finanzierung besteht die Möglichkeit, die Wahl der Direktvergabe zu begründen.

Sollte der angegebene Schätzwert den für die Verfahrensvorlage zugrunde liegenden EU-Schwellenwert überschreiten, ist eine Fortsetzung des Workflows an dieser Stelle nicht mehr möglich. In diesem Fall legen Sie stattdessen ein förmliches Verfahren an.

Abweichend zu förmlichen Verfahren sind bei der Planung der Termine keine zwingend einzuhaltenden Mindestfristen hinterlegt. Der Termin- und Fristenmanager prüft lediglich, ob die logische Reihenfolge der Termine beachtet wurde und gibt Hinweise / Warnungen aus, beispielsweise bei Planung eines Termins auf einen Sonn- oder Feiertag.

Tätigen Sie alle notwendigen Angaben zur Befüllung des Vordrucks “Aufforderung zur Angebotsabgabe”.

Die Teilnahmebedingungen können wahlweise als externe Datei oder mittels Freitexteingabe hinterlegt werden.

Sofern Sie sich für eine Freitexteingabe entscheiden wird eine PDF Datei aus dem eingegebenen / hinterlegtem Text generiert und den Vergabeunterlagen hinzugefügt. Die Eingaben in dem Feld können auf Wunsch individuell für Sie vorbelegt werden. Nehmen Sie hierfür Kontakt zum Support des Deutschen Ausschreibungsblattes auf.

Sollten Sie keine individuelle Vorbelegungen wünschen, ist das Feld mit Standard-Teilnahmebedingungen vorbelegt. Lesen Sie diese sorgfältig und passen Sie diese an Ihre Gegebenheiten an.

Über die Oberfläche “Fragebogen zur Eignungsprüfung” haben Sie die Möglichkeit, neben den vorgegebenen Prüfkriterien weitere Kriterien zur Auswertung der Eignung von Bietern zu erfassen.

Bieter haben die Möglichkeit die Angaben zu den Kriterien im Zuge der Angebotsabgabe über einen gesonderten Fragebogen zu erfassen.

Die Antworten der Bieter werden Ihnen im Zuge der Angebotsöffnung dargestellt.

Nichtförmliche Verfahren mit einer öffentlichen Verfahrensvorlage sind standardmäßig auf der Vergabeplattform recherchierbar. Analog zu den förmlichen Verfahren ist optional eine zusätzliche Veröffentlichung in der Fachzeitschrift des Deutschen Ausschreibungsblattes möglich.

Überprüfen Sie im Schritt “Zusammenstellen der Vergabeunterlagen”, ob Ihre Unterlagen vollständig und fehlerfrei sind. Fehlende oder fehlerhafte Dokumente können Sie mittels der Funktion des “Rücksprungs” an den jeweiligen Stellen nachpflegen bzw. austauschen.

Tätigen Sie in diesem Schritt alle notwendigen Angaben zur Befüllung der Bekanntmachung.

Nnehmen Sie eine Veröffentlichung an die Plattform des Deutschen Ausschreibungsblattes vor. Eine Veröffentlichung an weitere Plattformen ist in nichtförmlichen Verfahren nicht vorgesehen.

Sollten Sie eine Verfahrensvorlage mit direkter Einladung von Firmen gewählt haben, neben Sie im Anschluss an die Plattform-Veröffentlichung den E-Mail Versand der Einladungen an die Firmen vor. Klicken Sie hierzu zwingend auf “Direkte Aufforderung per E-Mail verschicken”.

Im Zuge der Korruptionsprävention muss die Angebotsöffnung nach dem 2-Personen-Prinzip erfolgen. Hierzu müssen sich zwei Anwender der eVergabe-Lösung jeweils durch Eingabe der persönlichen Passwörter verifizieren. Sofern die zweite Person kein Nutzer der eVergabe-Lösung ist, kann der nicht-personengebundene Nutzer “Verhandlungsleiter Submission” gewählt werden. In diesem Fall denken Sie daran, die zweite Person namentlich auf der Niederschrift zu vermerken.

Als Besonderheit der nichtförmlichen Verfahren ist es möglich, bereits vor Ablauf der Angebotsfrist die Angebotsöffnung einzuleiten. Beachten Sie, dass dieses Vorgehen in der Vergabeakte dokumentiert wird. Es erscheint ein Warnhinweis, bevor mit der vorzeitigen Angebotsöffnung begonnen wird.

Führen Sie die Angebotsprüfung mithilfe der vorgegebenen Prüfkriterien durch. Im Gegensatz zu förmlichen Verfahren gibt es hierbei keinen zwingenden Ausschlussgründe.

Sofern Sie in der Vorbereitungsphase eigene Wertungskriterien erfasst haben, werden diese ebenfalls in der Prüfmatrix angezeigt.

Führen Sie eine rechnerische Prüfung aller Angebote und Lose durch. Abweichungen werden Ihnen in der Übersicht auch prozentual dargestellt.

Nach Abschluss dieses Arbeitsschrittes erfolgt eine Aktualisierung der Niederschrift um die rechnerisch geprüften Summen.

Führen Sie einen Preisvergleich der Angebote durch. Sofern es sich um eine losweise Vergabe handelt, wird hierbei jedes Los separat betrachtet.

Werten Sie die Angebote gemäß der in der Vorbereitungsphase aufgestellten gewichteten Wertungskriterien aus. Sofern es sich um eine losweise Vergabe handelt, wird jedes Los separat ausgewertet.

Unabhängig der gewählten Verfahrensart besteht die Option, nach Prüfung und Wertung der initial abgegebenen Angebote Verhandlungsrunden durchzuführen.

• Wenn Sie eine oder eine weitere Verhandlungsrunde durchführen wollen, klicken Sie in der Mitte des Bildschirmformulars auf “Neue Verhandlungsrunde”.
• Wenn Sie keine (weitere) Verhandlungsrunde durchführen wollen, klicken Sie am Ende des Bildschirmformulars auf “Weiter”.

Nach Abschluss der (finalen) Angebotsphase erfassen Sie die finale Wertungssumme für jedes vorliegende Angebot und Los.

Anhand der zuvor durchgeführten Wertung wird der Vergabevorschlag (auf Losebene) erstellt und anschließend im Formular “Vergabevermerk - Entscheidung über den Zuschlag” dokumentiert.

In der finalen Zuschlagserteilung haben Sie letztmalig die Möglichkeit, (auf Losebene) ein vom Vorschlag abweichendes Angebot zu bezuschlagen. Sollte dieser Sonderfall nicht zum tragen kommen, lassen Sie das vom System getroffene Vorbelegung unberührt.

Bei der Wahl des Zuschlagsschreibens können Sie entweder ein über die eVergabe-Lösung bereitgestelltes Standardformular nutzen, oder den Versand Ihres individuellen Schreibens dokumentieren.

Beachten Sie, das Sie je nach Auftragswert statistische Angaben zu Ihrem Verfahren an das statistische Bundesamt melden müssen. Hierfür steht Ihnen eine optional buchbare Schnittelle innerhalb der eVergabe-Lösung zur Verfügung. Diese ist auch für nichtförmliche Verfahren nutzbar.

Im letzten Arbeitsschritt exportieren Sie die Vergabeakten und führen diese Ihrem Archiv / Dokumentenmanagementsystem zu. Dokumentieren Sie den Export der Vergabeakte in diesem Schritt, um eine nachgelagerte Löschung der Vergabeakte durch Ihren Löschbeauftragten zu erleichtern.

Abzeichnungen in nichtförmlichen Verfahren erfolgen analog zu förmlichen Verfahren. Ob und welchen Stellen eine Abzeichnung erfolgt, und welche Person oder Personenkreise diese Schritte durchführen darf wird über den kundenspezifischen Einrichtungsauftrag festgelegt.

Es besteht die Möglichkeit, die Abzeichnungen in nichtförmlichen Verfahren abweichend Ihrer Konfiguration in förmlichen Verfahren umzusetzen. Nehmen Sie hierfür Kontakt zu unserem Support auf.